En todas las empresas es necesario un sano control o vigilancia de los procesos y de las actividades que se llevan a diario. Estadísticamente, al menos un tercio de las empresas que cierran, lo hacen por graves fallos en los procesos de control que producen un colapso total del sistema. Es uno de los errores más comunes que cometen los empresarios y que, lamentablemente, conduce al cese de actividades.
Centavo a centavo, una Pyme se puede ir descapitalizando en diferentes formas: en desperdicio de material, en horas hombres sin aprovechar, en tareas duplicadas, en personal mal preparado para el trabajo que debe desempeñar, etc, y por eso, la falta de controles clama por una administración de recursos, de tiempo, de personal y de procesos de auditorías. ¿Parece complicado?, no lo es tanto.
Imaginemos una fábrica de blue jeans, donde se compran grandes rollos de materia prima a utilizar. A partir de ese momento continua el proceso de control ya que hay que cuidar que esa tela cumpla con los estándares de calidad prometidos por el fabricante. Luego la tela se sitúa en una máquina que la estira y la coloca en varias capas, mientras un operario revisa que hasta ahí la operación esté correcta. En seguida se marca y se lleva a la cortadora. Otra vez hay que vigilar la calidad del corte antes de continuar hacia la máquina de costura.
Pero estos controles de producción, no se basan en aspectos subjetivos ya que los mismos deben estar sistematizados por medio de manuales adecuados donde se especifique, con el mayor detalle posible, los estándares de calidad que entran en juego. ¿Solo controlamos la producción?
Además hay que ejercer supervisión sobre el resto del organigrama administrativo, con los diferentes departamentos, los inventarios, gastos en que se incurren, planes de marketing, y demás procesos, todos deben pasar por el crisol de los instrumentos de auditoría disponibles, como los reportes, los cheklists, los diagramas de flujo, los guiones, los manuales de operación, indicadores, en fin, todo aquello que te permite controlar los procesos o servicios.
La economía de recursos es el eje transversal de toda la operación de control de procesos en tu negocio, y es una actividad constante, apremiante y absolutamente imprescindible para mantener una empresa viable desde el punto de vista financiero.
Tener el personal apropiado y los métodos de control estandarizados facilita la labor. Si tienes dudas de cómo empezar, llama al ActionCOACH más cercano a tu empresa, no permitas que quiebre por falta de controles.
