¿Cuántas veces te sucede que pasas todo el día sumido en actividades de trabajo, sacrificando tiempo, incluso momentos familiares, y al final del día, sientes que no ha rendido tu trabajo?

Por tanto, saber clasificar las actividades diarias de acuerdo a su impacto en los resultados de tu empresa, es una tarea impostergable para todo dueño de negocio que quiera ver beneficios concretos, producto de sus acciones.

En el arte de sacar el mayor provecho al tiempo y las tareas que desempeñas, podemos aprender del trigésimo cuarto presidente de Estados Unidos, Dwight Eisenhower, hombre de grandes habilidades. Tenía una forma pragmática de abordar su faena diaria y debía tomar gran cantidad de decisiones en poco tiempo.

A lo largo de su vida, además de presidente de su país, fue general del Ejército, Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en la Segunda Guerra Mundial, presidente de la Universidad de Columbia, e igualmente, buen golfista y amaba pintar. Parte de su éxito consistió en su método para la toma de decisiones, que se conoció como “La Caja de Eisenhower”.

“Lo que es importante, casi nunca es urgente y lo que es urgente, casi nunca es importante.” Dwight Eisenhower.

En sí, se trata de una tabla, de cuatro cuadrantes:

• Primer Cuadrante: Asuntos urgentes e importantes. Allí solo tienen cabida las tareas que debes hacer ahora mismo, que no puedes postergar. Las tareas urgentes son cosas por las que sientes la necesidad de reaccionar: emails, llamadas telefónicas, textos, noticias.
• Segundo Cuadrante: Asuntos importantes pero no urgentes. No son menos importantes, pero la intervención en estos asuntos puede ser postergada. Son aquellas cosas que contribuyen a tu misión, como valores y metas a largo plazo. Cuando estés ejecutando una acción que sientas te consume mucho tiempo, pregúntate: ¿Esto, realmente, me ayuda a cumplir mi meta?
• Tercer Cuadrante: Asuntos urgentes pero no importantes. Son aquellas actividades que le puedes delegar a alguien.
• Cuarto Cuadrante: Asuntos ni urgentes ni importantes. Los puntos que estén contemplados en esta categoría, sencillamente, son los que no debes realizar.

Con este esquema, Eisenhower logró con éxito estructurar su tiempo y dedicarse a las tareas importantes y estratégicas todas las horas que fueron necesarias, apartándose de perder tiempo en la solución de cosas banales o de aquellas que, en aquel instante, no eran trascendentes.

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Plantéate, por unos instantes, crear tu propia Caja Eisenhower, y de esta manera priorizar tus acciones diarias en base a su impacto en el resultado final. De esta manera, estarás llevando a cabo tareas que te acercan a lograr tus metas en los negocios y en la vida, en lugar de llenarte de actividades que, aunque importantes, pueden ser llevadas a cabo por otra persona.

Es un método que puedes aplicar para planificar, tanto las actividades rutinarias, como los proyectos de envergadura. Con este esquema lograrás separar las acciones que contribuyen al cumplimiento de tus objetivos, de las que únicamente consumen energía mental, sin aportar mucho a tus resultados.

Paso a paso para organizar tu propia caja:

• Para crear tu plan de prioridades, te invito a partir desde cero, poner tu mente en blanco y desechar las listas preconcebidas de cosas por hacer que rutinariamente tiendes a trazarte.
• En segundo término, determina tu objetivo final, ese es tu foco.
• Y en tercer lugar, desarrolla el rol de tareas en base a ese objetivo. Establece y clasifica tus asuntos en razón de la importancia, de los lapsos de cumplimiento, de si son delegables o no. Recuerda que todas las acciones deberán conducirte hacia ese propósito principal.

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No se trata de mantenerte ocupado, se trata de cumplir con las acciones justas y necesarias que te llevarán a un buen resultado. Te ofrezco una recomendación adicional: si alguna tarea es importante y puede ser resuelta con una llamada de dos minutos, pues ¡toma el teléfono y haz esa llamada!

La Caja Eisenhower es una herramienta muy útil para tomar decisiones y aumentar tu productividad. Enfócate en resultados y no en las tareas a ejecutar. Antes de elaborar tu agenda diaria, pregúntate si esa actividad te acercará efectivamente al resultado o no. Ponlo en práctica en tu rutina diaria y coméntame los resultados.