Una de las razones que permitieron a Japón, resurgir de sus cenizas luego de la Segunda Guerra Mundial, es gracias a la milenaria filosofía que ellos llaman KAIZEN o «ideología de la mejora constante».
En ese resurgir de Japón, Toyota por ejemplo, fue uno de los pioneros en utilizar el Kaizen para mejorar sus procesos de manufactura. Todos sus empleados, a todos los niveles, se hicieron partícipes de procesos Kaizen. Que no es otra cosa que el hacer un esfuerzo consistente en el tiempo, para llevar a cabo acciones continuas para hacer mejor las cosas, en lugar de llevar a cabo un gran esfuerzo puntual.
Una de las maneras en las cuales tu negocio puede asumir el Kaizen dentro de su desempeño, es a través de la metodología conocida como el ciclo PDCA o ciclo de mejora continua.
PDCA es un acrónimo de cada uno de los pasos que comprende este proceso, por sus iniciales en inglés así: P significa Plan (planear), D significa Do (hacer), C significa check (confirmar, comprobar) y A significa Act (actuar).
Se trata entonces de un proceso de carácter cíclico, que garantiza la atención continua a la mejora. Implica que al evaluar y determinar que se han aplicado de forma correcta las acciones correctivas, el proceso de reinicia.
Para guiarte mejor en este proceso de mejora y facilitar su implementación en tu negocio, me atreví a fusionar la filosofía Kaizen con la metodología del ciclo PDCA, y el resultado fue el siguiente paso a paso:
- Fase P – Planear. En esta primera fase se definen los objetivos concretos y se visualiza cómo será el futuro después de que esos objetivos se hayan cumplido.
En esta primera etapa es vital describir con detalle los pasos necesarios para que los objetivos se cumplan de acuerdo a lo planeado.
Bajo la perspectiva del negocio, en esta etapa se identifican los problemas específicos que se pueden enfrentar en la ejecución, los recursos que se utilizarán, que recursos están disponibles y cuales tendrán que ser solicitados, requisitos y condiciones y los objetivos finales del proyecto.
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- Fase D de Do / Hacer. Acá ejecutas el plan diseñado en la fase P. En su ejecución es importante recabar datos relevantes. Ello te permitirá llevar un diario de acciones, avances y problemas.
- Fase C de Check / Comprobar. En esta fase la atención se centra en el análisis de los datos recopilados en la fase D y a comparar los resultados con lo que esperábamos en la fase P de planear.
En esta fase podrás detectar cuanto te has desviado del plan, si has cumplido los objetivos y en el caso de no hacerlos cumplido, analizar el porqué.
De acuerdo al análisis Kaizen, la clave del éxito en todo proceso es preguntarse el porqué: ¿Por qué algo no ha funcionado según lo planeado? o ¿Por qué no podemos hacer que este proceso sea más eficiente?. Es determinante incluir el «por qué» en toda pregunta, pues ello nos llevará a descubrir la raíz del problema.
Saber por qué se ha fallado, te permitirá dar con la solución e introducir cambios.
- Fase A de Act / Actuar. Si lo que hiciste en la fase D funcionó bien, luego de comprobarlo en la fase C, entonces llego la hora de actuar o de corregir.
Lo que definas hacer en la fase A se convertirá en tu proceso estándar, hasta que la comprobación te indique lo contrario.
Puedes tomar acciones correctivas o mejorar cuando se detectan oportunidades, que se podrán aplicar en toda la organización.
Y ya sea con buenos o no tan buenos resultados, tras la implementación de las acciones de mejora, el ciclo se reinicia. Es precisamente en la continuidad este ciclo donde radica su fortaleza.
Ten siempre en cuenta que el hecho de que las cosas no funcionen de acuerdo a lo planeado, no necesariamente significa que fracasaste. El fracaso es seguir haciendo siempre lo mismo esperando resultados diferentes. Activa el ciclo PDCA en tu vida y negocio y rompe con la rutina de siempre hacer lo mismo, pues si sigues haciendo las mismas cosas de la misma manera, así nada va a cambiar.
