Saber decir las cosas oportunamente y de buena manera es una poderosa herramienta que puede disminuir significativamente los conflictos en el ambiente laboral y estimular el desarrollo de equipos efectivos de trabajo.

La oficina es un lugar donde un grupo de personas conviven muchas horas juntas durante todo el año, de manera que es necesario propiciar una correcta comunicación. Así, se genera una atmósfera de profesionalismo que facilita el trabajo y el intercambio de ideas entre los diferentes equipos.

Te coloco el ejemplo de Manuel, quien es dueño de una pequeña empresa aseguradora de Nuevo León, y en su oficina conviven cerca de 15 personas, con distintas responsabilidades. Manuel, un profesional de probadas capacidades en su área, tiene severos problemas de comunicación, en gran parte debido a su personalidad retraída. La ausencia de habilidades para hacerse entender provocó que la planta de promotores no tuviese indicaciones claras sobre sus objetivos, tareas, y las ventas disminuyeron hasta niveles alarmantes.

Luego de algunas sesiones, estaba claro que no solamente requerían de manuales de procedimientos, sino de mejorar los canales de comunicación y una de las tareas que le impuse a Manuel, fue que disminuyera las órdenes verbales que tanta tensión le provocaban y las sustituyera por correos electrónicos.

Por supuesto que hubo otras áreas en las cuales se introdujeron cambios significativos, pero, sin lugar a dudas, que con mejores habilidades comunicativas, Manuel recuperó el liderazgo necesario para guiar a su equipo hacia las metas que se plantearon. Dos años más tarde, Manuel y su empresa se convirtieron, hasta hoy en día, en líderes de Seguros en la zona.

Tal como lo demuestra el caso de Manuel, además de tener manuales de procedimiento que disminuyan la incertidumbre, es necesario desarrollar una cultura de comunicación correcta. Cuando transmites un mensaje en la oficina, a un cliente, amistades, socios, o cualquier audiencia, debes cuidar tres aspectos primordiales: el contenido de tu mensaje, el tono en que lo difundes y la posición corporal que asumes mientras te comunicas.

En las estructuras administrativas de casi cualquier tamaño, es muy común encontrar, en la mala comunicación, el origen de muchos problemas de productividad que pueden costar miles de dólares a la empresa.

Puedes tener un mensaje muy importante, bien estructurado pero si lo dices en una forma, con una actitud y en un tono, inadecuado ese mensaje puede que no sea entendido tal como quieres.

• Tono del mensaje: debe ser directo, que no suene imperativo pero tampoco como un favor o súplica. Debe ser en voz pausada, clara, y en un volumen adecuado, que no sea muy alto ni en susurros.
• La Información: debe ser precisa, y muy explícita. Si quieres que tus empleados cumplan con una tarea, no puedes dejar nada al azar, así que comunica las directrices lo más claramente posible y asegúrate que entendieron las órdenes tal como quieres que se cumplan.
• El Lenguaje Corporal: debe ser de autoridad, sin llegar a intimidar. Pueden ser ambos sentados en la sala de juntas, o en tu oficina. Debes respetar el espacio personal de tu interlocutor para no sonar parecer agresivo o intimidante. Hacer contacto visual, y una expresión serena.

Si necesitas comunicarte con algún empleado pero estás molesto, es mejor que te calmes, porque en lugar de hacer correcciones, podrías estar descargando tu frustración y crearse más distorsiones en la comunicación.

Así que la comunicación debe ser precisa, oportuna y debe tener una importancia estratégica para tu negocio. No basta con que tú sepas hacia dónde quieres que avance tu empresa, debes saber comunicarlo. A veces es difícil comenzar a establecer la comunicación empresarial correcta. Si requieres ayuda en este aspecto, no dudes en contactarme y juntos podremos resolverlo.