Para lograr el máximo rendimiento de tu negocio, debes conocer a fondo todos los procesos, ello te permitirá identificar qué área necesita apoyo, cual está funcionando bien y cual no, y ¿cómo logras conocer a fondo tus procesos?, precisamente con sistemas. Sistematizando tus procesos abordas dos factores claves para el rendimiento: El tiempo y la eficiencia.
Se sistematizan las rutinas y los procesos, y con ello se elaboran los protocolos de trabajo. El sistema representa la serie de acciones que se ejecutan de forma consistente, y sistemas efectivos te reportarán ahorro de tiempo y dinero. En ActionCOACH creemos que todo negocio necesita “sistematizar las rutinas; humanizar las excepciones”, esto significa:
- Los sistemas hacen funcionar tu negocio.
- La gente hace funcionar los sistemas
- Tú conduces a la gente.
- Cualquier cosa que no pueda sistematizarse necesita ser desempeñada por personas.
- Primero, antes de emplear más personal, intenta implantar adecuadamente un sistema.
- Recuerda que un sistema representa cosas que se hacen consistentemente, sin consideración a los miembros del equipo.
La base de todo proceso de sistematización radica en: Planificación, Comunicación, Ejecución y Evaluación
Cada proceso se realiza de una determinada forma, y para que esta particular manera sea conocida por toda la organización, es necesario documentarla y establecer los protocolos de funcionamiento: Esto es sistematización.
El ABC de los sistemas
Lo ideal es comenzar a documentar y establecer los sistemas apenas inicias tu negocio, pues en la medida que este va creciendo y consolidándose, se hace un poco más cuesta arriba reorganizar tareas y establecer nuevas metodologías de trabajo. Pero nada mejor que asumir el desafío de intentar mejorar algo que ya está funcionando. En este caso, puedes valerte de la guía de un coach de negocios, de la experiencia de todo tu equipo para identificar los puntos débiles de cada proceso y generar nuevos protocolos para propiciar mejores resultados.
La base de todo proceso de sistematización radica en: Planificación, Comunicación, Ejecución y Evaluación.
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Cada negocio u organización tiene sus especificidades, funciones, roles y procedimientos, acá comparto los pasos básicos para iniciar un proceso de sistematización efectivo:
- Empieza por plasmar un diagrama de tus procesos. Con ellos podrás ver el bosque en su plenitud, más allá de los árboles, Es ver tu negocio en blanco y negro.
- Documenta cómo se lleva a cabo cada labor. Recurre a tu equipo, que cada uno plasme los pasos para desempeñar su tarea, luego has ejercicios de comprobación de tareas, con ello puedes verificar y corregir si con la información aportada es suficiente para cumplir a plenitud las tareas de ese cargo.
- Haz mediciones con indicadores de desempeño claves. Para ello toma como referencia las medidas más altas de desempeño de un sistema. Por ejemplo, si es en ventas, puedes utilizar, tasa de conversión capital de venta promedio, número de prospectos, etc
- Flexibiliza el sistema. El sistema puede cambiar, modificarse y crecer. El sistema ideal es aquel que pueda autocorregirse y evolucionar por sí mismo.
Ahora bien para avanzar con éxito sobre estos pasos lo ideal y recomendable es contar con el apoyo y guía de tu coach de negocios, esto te permitirá saber con precisión qué procesos puedes optimizar y de qué forma hacerlo.
Puedes ver el video “Cómo hacer el Organigrama de tu Negocio”
El establecimiento de cada rol, facilitarán la rápida adaptación de un nuevo trabajador, pues podrá ejecutar las mismas tareas que cualquier otro empleado haya hecho previamente, tal como la empresa requiere que se haga.
Algunas ventajas de la sistematización:
Ahorra tiempo y optimiza el rendimiento de los trabajadores.
- Evita errores humanos.
- Detecta duplicidad de funciones y roles.
- Mejora la eficiencia de la empresa y aporta un valor añadido, que se ve reflejado en la calidad del trabajo realizado.
- Tu negocio puede andar de forma efectiva y optima, aún sin tu presencia.
Recuerda, la sistematización de tu negocio también puede resultar tu ventaja competitiva. Los clientes se verán beneficiados al observar tu negocio funcionando de manera efectiva y entregando consistentemente productos o servicios de mayor calidad sin ameritar tu presencia constante para garantizar su funcionamiento efectivo.
