Suele suceder que, justo cuando te planteas cambios, o pretendes iniciar acciones de crecimiento y de expansión en el negocio, comienzan a surgir obstáculos y a detectar fallas, surgen cuellos de botella en procesos que creías controlados, y esto sencillamente pasa, porque en algún momento el control en la gestión administrativa de tu negocio dejó de ser tu prioridad.
No se trata de que te conviertas a partir de este momento en un obsesivo compulsivo controlador en tu negocio, y en vez de respeto, infundas temor entre tu equipo de trabajo, pero sí se trata de que entiendas lo vital y determinante que puede resultar para tu negocio mantener un estricto control en áreas tan vitales como la calidad de tus productos o servicio, de activos, de inventario y de procedimientos administrativos, entre otros procesos.
Un eficaz plan de control de la gestión en tu negocio te conferiría varias ventajas, entre ellas:
- Cuando estableces un modelo de gestión con base en metas y objetivos, tiendes a mejorar la eficiencia en los procesos operativos. Los sistemas de control también ayudan a detectar de forma rápida los problemas y llegar a la rápida solución de los mismos.
- Le das herramientas de medición a tu cuadro de gerentes para que estos puedan evaluar y medir el desempeño de su equipo y constatar el cumplimiento de los objetivos.
- La sistematización y control de los procesos permite a todo gerente disponer de información de forma inmediata y oportuna.
- Al medir el desempeño de tu equipo, puedes establecer planes de incentivos y motivación para siempre aspirar a la excelencia.
- Lograrás un efecto motivador porque inspiras a los empleados a trabajar duro y a mejorar su rendimiento.
Pero, la gran pregunta que está allí rondando en tu cabeza, es saber cómo retomar el control de tu negocio, y que esta nueva política que te planteas implantar, no sea asumida como decisiones unilaterales, fiscalizadoras y caprichosas, y en vez de impulsar la eficiencia y la productividad, lo que provoques sea una ola de desmotivación y miedo entre tu gente.
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Para apoyarte y orientarte en tu decisión de asumir una política de controles en tu negocio, desarrollé una pequeña guía de los pasos que te sugiero seguir para llevar adelante, de la forma más acertada, esta iniciativa:
- Define los objetivos que te planteas cumplir implementando un sistema de controles en tu negocio. Determina el plan de acción basándote en los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Con directrices claras hacia dónde se enrumba la organización y qué debe hacerse para lograrlo.
Objetivos que siempre recomiendo se establezcan de la forma más inteligente, es decir, objetivos SMART, específicos, medibles, alcanzables, realistas y con pautas de tiempo de ejecución.
- Transmite tus planes de forma eficiente y clara al personal involucrado. Tu equipo de trabajo es determinante para tu crecimiento, pues un equipo motivado te hará brillar, pero un equipo apático y descontento te puede hundir.
- Traza y ejecuta el plan con las personas indicadas. No inicies un proceso de controles en tu negocio sin antes tener personas suficientes y preparadas para realizar las labores de supervisión y controles de los procesos.
- Mapea todos los procesos de tu negocio. Desde la toma de decisiones en cada gerencia, los procesos administrativos, los operativos, de venta y distribución, todos deben estar claramente definidos.
Ten en cuenta que, al establecer los pasos, los recursos y las funciones de cada área del negocio, podrás precisar los tiempos y la calidad de la ejecución. Así despejarás toda posibilidad de dudas o incertidumbre sobre lo que a cada quién le corresponde hacer y sobre qué tareas y recursos debe responder.
- Conoce tu inventario. Conocer en detalle tu inventario y establecer controles en esta área evitará que incurras en el error de contar con un stock inexistente o caduco.
Al tener un eficaz control del inventario puedes evitar pérdidas, pero también puedes diseñar estrategias comerciales que beneficien la rentabilidad de tu negocio.
- Incluye en los controles la calidad en la atención de los clientes. Al establecer controles en la atención de tus clientes puedes crear estándares de eficiencia y productividad para mejorar los tiempos de entrega, calidad de respuesta, niveles de satisfacción, lealtad de los clientes.
- Usa la tecnología para la sistematización de los procesos. No le temas a renovarte e innovar para transformar digitalmente a tu empresa, usar softwares administrativos y de controles, esto permitirá visualizar rápidamente los problemas y los estatus, al tiempo que agilizará los tiempos para la correcta toma de decisiones.
Con estos pasos logrará mejorar tu gestión gerencial, al tiempo que estarás sembrando las bases para un ambiente laboral saludable. Debes mantener el foco en los objetivos y en la disciplina.
Recuerda, que el éxito de un negocio no se basa solo en la cuantía de las ventas, sino en mantener una eficaz gestión para alcanzar buenos resultados y rentabilidad. Si te sientes en una encrucijada y aún no te atreves a avanzar en este propósito, recuerda que en ActionCOACH cuentas con la guía profesional de coaches certificados que pueden orientarte y ayudarte. Contáctanos.
