La mejor manera de terminar las tareas es comenzar y seguir haciéndolo hasta terminarlo. Con mucha frecuencia muchas personas le dan largas a iniciar un trabajo pendiente para, cuando por fin lo hacen, interrumpirla constantemente con cosas mucho menos urgentes e importantes.

Un ejemplo perfecto es Carmen, quien atiende su negocio de banquetes desde hace ya tres años. Su negocio ha prosperado y ha contratado a dos ayudantes para que atiendan los pedidos y la ayuden en la confección de las órdenes.

Ahora que se encuentra con más tiempo, Carmen pasa su día limpiando el local donde trabajan, ayudando en la cocina o atendiendo a sus clientes. En tanto su negocio ha estancado sus ventas en lugar de crecer, y es porque Carmen sigue ocupando su tiempo como una autoempleada en lugar de hace crecer su negocio como dueña.

A pesar de que hemos conversado sobre las acciones que debe llevar a cabo según su Plan Trimestral, ella se siente mucho más cómoda haciendo trabajos varios en lugar de enfocarse en lo verdaderamente importante de su rol. Para este tipo de personas como Carmen,  lo más arduo de su día no son las tareas que deben llevar a cabo, si no la energía que deben invertir en enfocarse a hacerlas y mantener ese foco.

Pero no basta con conocer cuáles son tus tareas, sino en dedicarte a ellas el tiempo necesario para culminarlas con éxito. El avance de un proyecto se confirma según las tareas que estén concluidas. A veces hay que llevarlo a cabo por fases, y hay que estar seguro de no pasar a la fase dos si todas las tareas de la fase uno no están terminadas y efectivamente cerradas.

Si te encuentras entre este grupo de gente que o bien no sabe cómo iniciar una tarea o cómo concluirla, existen metodologías de productividad personal, tales como la Getting things done (o GTD) (“Hacer que las cosas se hagan” traducción libre) que pueden ayudarte a solucionar esas deficiencias.

Completar tareas amerita tener una completa confianza en cuáles son los pasos a seguir y cómo darlos, lo que obliga a conocerlas muy bien, por eso te propongo algunas actividades que pueden ayudarte formar hábitos de eficiencia aplicables a tu vida diaria y tus negocios.

1. Obsérvate y determina tus hábitos de trabajo. Al averiguar por qué aplazas constantemente ciertas tareas, podrás cambiar aquellos hábitos que son poco productivos y encaminarlos hacia una menor procrastinación y una mayor productividad.
2. Haz una lista de tareas pendientes que sea corta. Una lista demasiado larga puede generarte la sensación de que puedes perder el control, causándote estrés y frustración e impidiendo que te enfoques en lo que de verdad amerita tu atención.
3. Entiende el verdadero significado de cada tarea. Reflexiona sobre qué significa realmente esa tarea para ti y tu negocio y toma una decisión al respecto. Puede que decidas aplazarla de una manera racional por lo cual no te sentirás mal por ello porque hacerlo tiene sentido.
4. Resuelve todas las tareas que no ameriten más de 10 minutos. No la aplaces, no las incluyas en tus tareas por realizar, no planifiques su realización posterior, solo hazlas. Una llamada que debe ser corta, una carta que solo amerita unas líneas, la lectura de un correo son tareas breves que al ejecutarlas alivian la lista de los pendientes. Construye este hábito y no vas a tener la oportunidad de posponer una multitud de tareas.
5. Inicia dando pequeños pasos, pero inicia. Plantéate trabajar solo 5 minutos en esa tarea que tanto has estado esquivando, hazlo y verás como el miedo desaparece y coges impulso para continuarla hasta terminar el trabajo. Dar ese primer paso vence la resistencia.
6. Gerencia tu energía. Enfrentar una tarea que te es difícil de llevar adelante cuando estás cansado o molesto, aumenta la probabilidad de que la abandones sin haber avanzado en prácticamente nada. Descansar suficientemente, controlar lo que comes y hacer ejercicio ayudan a tener una mejor actitud frente al trabajo.
7. Una meta por vez, un día a la vez. Sea cual sea la plataforma que utilices para llevar control de tus actividades, observa lo que has logrado y enfócate en la siguiente tarea y solo en la siguiente. El objetivo es que tus logros te alienten y tengas claro hacia donde te diriges.
8. Da a conocer tu logro. Sin importar el tamaño de la meta que hayas alcanzado, comparte tu logro con alguien que te importe o en tus redes sociales, eso aumentará tu compromiso con tu proyecto y te ayudará a mantenerte motivado.
9. Evita todo aquello que te distrae de hacer lo que debes hacer. Entre más distracciones permitas entre tú y tus metas, más fácil será que te alejes de ellas. Las redes sociales, la mensajería instantánea y las llamadas personales pueden robarte el tiempo que necesitas para terminar tu tarea. Puedes superar la postergación de las decisiones y lograr cosas realmente buenas al dar ese primer paso hacia tu objetivo y seguir dando un paso a la vez, poniendo un ladrillo después de otro para construir tu éxito personal y profesional.

Ten en cuenta que a veces, para empezar a trabajar, solo necesitas sentarte y comenzar, teniendo claro cuáles son todos los pasos que debes dar para llevar a feliz término tu tarea.

Generar un sistema personal es posible, incluso Carmen, luego de algún tiempo pudo hacerlo y al cabo de seis meses, su negocio había registrado un crecimiento en ventas de 38%. Ya está planificando ampliar su negocio.

Cuando logres para ti adoptar un sistema de productividad personal como GTD, será más fácil que tengas claro qué tienes que hacer y por qué no debes aplazarlo.  No lo pospongas. Hoy es un buen día para comenzar.