Han sido días complicados para la economía y más de uno argumenta que lo peor aún está por venir, imposible saberlo. Lo que es un hecho irrefutable es que muchos no pueden darse el lujo de seguir esperando a que se supere la etapa de la cuarentena para hacer cambios en sus negocios con la mira puesta en la reapertura de empresas en la “nueva normalidad”.

Todos los días los Dueños de Pymes deben tomar decisiones en sus negocios para mejorar el desempeño de sus negocios. Para tomar las mejores decisiones es necesario mantener una actitud positiva, ya que cuando uno está fuerte mentalmente se digiere de mejor manera la información y se toman mejores decisiones.

Hay cuatro aspectos fundamentales que no se pueden dejar de tomar en cuenta en el crecimiento de los negocios:

1.- Dominio del Destino

El primero va relacionado con tener claridad sobre el Destino al que se pretende llevar a la empresa en el futuro, y esto necesariamente involucra el tener bien definidas la Visión y la Misión de la empresa, así como el conjunto de valores que rigen el comportamiento de los equipos de trabajo.

No es suficiente con que el Dueño de Negocio conozca a la perfección los enunciados de Visión y de Misión de la empresa, hay que asegurarse de que la Visión y Misión de la empresa sean comunicados a los equipos de trabajo a través de diferentes canales de comunicación y cada vez que sea necesario. En situaciones complejas o de crisis, siempre será adecuado tener claridad sobre la razón del por qué se hace lo que se hace todos los días y cuál es esa visión que inspira a realizar las funciones de la mejor manera posible.

2.- Dominio del Tiempo

En segundo lugar, es importante tener una buena gestión del Tiempo entre lo que se dedica a que la empresa se mantenga operando y el tiempo que se asigna a la vida personal. El tiempo es un recurso limitado y debe haber un adecuado balance entre atender actividades operacionales o estratégicas en una empresa. Los Dueños de Negocio deberían estar enfocados de tiempo completo en actividades estratégicas en lugar de caer en la tentación de “meter las manos” en actividades operativas.

Si se tiene la fortuna de contar con un equipo de colaboradores, es necesario que se implementen sistemas y procesos adecuados que faciliten el proceso de delegación de tareas, también será relevante que para cada puesto de trabajo se cuente con descripciones de puesto claras y que detallen las responsabilidades de cada función. Los dueños de negocio deben definir indicadores de desempeño que permitan monitorear el desempeño de cada miembro del equipo, cada métrica debería ir asociada a objetivos y a cada objetivo hay que dar seguimiento a través de tableros de control. Tener un negocio debería brindar a los empresarios una mejor calidad de vida.

3.- Dominio del Servicio

Un tercer elemento es asegurarse que el servicio es consistente en todo momento y que se mantendrá estable en la medida que la empresa vaya creciendo. Crecer no debería sacrificar los niveles de servicio, ni la calidad de la entrega de productos o servicios. Los clientes quieren y exigen satisfacción en el servicio en cada transacción, y eso significa recibir más de lo que esperan. Hay que adoptar herramientas tecnológicas para facilitar los procesos de compra y trabajar sobre factores “wow” que permitan impresionar a la clientela a través del servicio.

Un buen servicio no sólo incrementará la lealtad, sino que será fuente de futuras recomendaciones; por otro lado, un mal servicio puede alejar a los clientes para siempre. No es recomendable esperar a que se presente una queja para tomar acciones para corregir un mal servicio, en todo momento hay que ser proactivo y evitar en la medida de lo posible que se brinde un servicio decepcionante.  Se dice que las empresas pierden el 68% de sus clientes porque éstos perciben indiferencia por parte de sus proveedores. No es momento de darse el lujo de perder clientes por una mala calidad en el servicio.

4.- Dominio Financiero

El cuarto elemento es tener un dominio financiero que facilite la toma de decisiones basadas en indicadores financieros. Es necesario que se tengan disponibles reportes financieros que permitan evaluar el desempeño del negocio. Un elemento básico es conocer el punto de equilibrio de la empresa, el cual es nos dará visibilidad sobre las ventas que se necesitan hacer para cubrir los costos y gastos, cualquier incremento sobre el punto de equilibrio se traducirá en un incremento en las utilidades.

También es relevante revisar al menos una vez al mes la información que arroja el Estado de Resultados y el Balance General. El análisis de los reportes financieros no sólo debe hacerse con información del pasado, los Dueños de Negocio deben plantear objetivos a futuro para los Indicadores Clave de Desempeño lo cual permitirá monitorear el cumplimiento de cada uno de ellos.

En todo momento será muy relevante tener control sobre la estructura del flujo de efectivo, es decir, contar con un reporte que permita tener visibilidad sobre las entradas y salidas de efectivo en el corto y mediano plazo. Hay que tomar acciones que permitan la reducción de costos y en la medida de lo posible ampliar o disponer de opciones de crédito y renegociar deuda y tasas de interés. Es importante analizar cuáles son los proveedores y socios imprescindibles para el negocio pues son un elemento importante para que los negocios sigan funcionando de la manera correcta. El aspecto clave es muy sencillo: El Flujo de Efectivo sigue siendo el rey.

 

Es indudable que vamos a superar la actual crisis económica, lamentablemente no todos los negocios podrán hacerlo. Siempre tendrán más posibilidades de superar las dificultades aquellos Dueños de Negocio que tomen las mejores decisiones e implementen planes de acción correctos para sus empresas. Tarde o temprano llegará el momento en que los negocios empiecen nuevamente a crecer, por eso es necesario tener bases firmes para que el crecimiento se convierta en una bendición en lugar de un dolor de cabeza.

 

Escrito por: Ignacio Ortiz, Coach de Negocios ActionCOACH, Socio Consultor RAIN Group, Empresario | Socio Fundador Deskoti Coachtulting México.

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