Vamos a tomar el último segmento del presupuesto y para ello es inevitable tocar un tema que es la Planeación Estratégica, me gustaría retomar a Grant Cardone en su libro “La regla de ORO de los negocios” el nos plantea que a él nada le sucede circunstancialmente, todo lo que sucede a su alrededor es su responsabilidad y con esa visión plantea que Todo a su Alrededor Sucede por él. Este paradigma puede sonar muy radical, pero si lo llevamos al mundo de los negocios TUS Negocios deberían darte la utilidad que TU definas, ni más ni menos, ¿que implica? que debes de tener mucho control de todas las variables que afectan a tu negocio para poder “ajustar” lo necesario y que garantices que tienes la utilidad deseada.

Ahora voy a continuar el analisis del tema del presupuesto de tu empresa, espero que hayas cumplido con tu tarea y ahora sepas cuanto es el mínimo de ingreso que requieres para que tu negocio opere y cuanto requieres para que generes utilidad. Esto implica que tu flujo de efectivo es el testigo mudo que te permite comprobar que al final de este ejercicio tienes en bancos y caja chica, el dinero estimado o algo más.

Retomo la figura para mantener el control

Generar presupuesto de la organización

Como parte del proceso de la implementación de presupuestos en la empresa, es esencial que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a colaborar al cumplimiento del presupuesto organizacional.

Al implementar los presupuestos por cada área de operación se tienen ventajas como las siguientes:

  • Motivación y reto para las áreas y los empleados al tener que cumplir y mejorar metas específicas para aportar valor y colaborar en la obtención de la meta personal, de área y por consecuencia la global de la empresa.
  • Brinda la responsabilidad y ayuda a la toma de decisiones autónomas de cada persona asignada en cuanto al manejo más eficiente de los recursos.
  • Evita que los objetivos operacionales sean manipulados por los encargados y consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y responsabilidad.
  • Fomenta la planeación y anticipación a las situaciones que puedan presentarse.
  • Crea una estructura de indicadores de desempeño (KPIs) como: ventas, eficiencia en márgenes, cobranza, productividad y eficiencia por departamento, uso de los recursos, cumplimiento de metas, etc.

 

Análisis trimestral, semestral y anual de desempeño

Los indicadores que no son evaluados de manera constante pierden eficiencia con el tiempo porque no se utilizan como herramientas de motivación, los empleados al ver que no hay requerimiento de cumplimiento, lo consideran como un proceso burocrático que debe de hacerse, pero que no tiene trascendencia.

El primer paso comparar el presupuestado vs el real, comparar los montos estimados con el gasto y/o ingreso real que se tuvo. Si existen partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto deberán ser reevaluada y revisadas, nunca debe realizarse un ajuste inmediato, auditarlas antes de ajustar es indispensable. Los procesos de revisión deben de hacerse mensual, trimestral, semestral y anual, los ajustes de metas cuando son para mejorar la utilidad deben de darse de manera automática cuando se han rebasado en periodos consecutivos, así como la reserva de utilidades extraordinarias.

El ajuste que merme la utilidad no debe ser automática, aunque existan periodos continuos a la baja, deben de auditarse analizarse y retarse, con la máxima de “culpa al proceso primero y luego a la persona”, los ajustes del proceso previos te llevaran a su mejora y si al final tienes que cambiar a la persona, tendrás un mejor proceso que al tener un mejor operativo te llevaran a recuperar perdidas de periodos anteriores.

Afilar el Hacha

La importancia de afilar el hacha es que antes de comenzar a trabajar o enfocarnos en una labor necesitamos saber, ¿para qué? ¿cómo? ¿cuándo sabré que tengo éxito?

“Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”

Abraham Lincoln

Me ha tocada trabajar con varios dueños de negocios que venden mucho, trabajan mucho y no necesariamente estan obteniendo el máximo de sus utilidades. El día de hoy tuve una sesión con uno de mis coachees con los que llevamos más tiempo trabajado y me decía que estaba muy contento por que “estamos trabajando menos y ganando más” y todos los planes a mediano y largo plazo tienen que ver con generar más utilidades, no le pedimos al negocio más trabajo, le pedimos más utilidad, ¿Tú negocio te da más trabajo o más utilidad? Más importante, ¿tu negocio te da las utilidades que tú le pides? Tu eres el líder del negocio y este debería de trabajar para ti no al revés y eso implica que por cada peso que inviertes tienes que obtener al menos 5 y tu obligación es definir a partir de cuándo comienzas a recuperar tus inversiones, por cada hora que trabajas debes obtener al menos 10 veces tu sueldo, ¿estas métricas se cumplen?

Si no sucede así necesitas utilizar una herramienta de presupuesto para ver que sucede en el negocio, los factores y administrarlos, con este cliente que les menciono, no estamos trabajando el presupuesto del mes corriente, eso ya esta resuelto, estamos trabajando el mes siguiente y garantizando que el trimestre va a cerrar bien, te imaginas que tu foco no sea si el año lo cierro bien o mal, más bien como voy a abrir el próximo. En mis negocios ya se acabo el ejercicio actual ahora estamos trabajando para el próximo año, si tres meses antes. El mes se acaba el día 15 y es cuando inicia el próximo, es como manejar un auto, si te la vives viendo el espejo retrovisor ya sabes cual es el fin, si sólo ves el camino sabes que viene y como reaccionar.

¿Tu plan ya está listo? ¿Cuál es tu variación? ¿Ya tienes claridad en las acciones para lograr cerrar bien tu año? Pregúntate como estas actuando para tu ejercicio anual cierre, viendo al retrovisor probablemente vas a tener una autopsia y con una generación de plan estratégico sabrás que tan cerca o lejos de tus utilidades estarás y lo más importante tendrás claridad de las acciones a tomar.

Afila tu hacha hoy, mañana puede ser muy tarde.

Por ActionCOACH Abril Morales