Antes de entrar en el tema me gustaría que identificaras por qué quieres cuidar el presupuesto, por el temor al castigo o por el gusto del ahorro.

Te voy a compartir la historia de un Coachee que vivía en el “castigo” y siempre buscaba  como “gastar” en proyectos milagrosos que iba a tener “las grandes posibilidades” que cambiarían su vida, pero siempre vivía asustado por el temor al “castigo” por haber gastado más allá de su presupuesto. Hoy en día y después de más de un año, entendió que debe vivir el gusto del ahorro porque cada peso que tenemos nos habilita proyectos “libres de culpa” y proyectos que nos van a dar utilidad real tangible, pesos que nos vamos a gastar en el apalancamiento de la empresa y en su calidad de vida, primera tarea medita mientas lees el documento cual es tu razón de ahorro.

Ahora voy a continuar el analisis del tema del presupuesto de tu empresa, espero que hayas cumplido con tu tarea y ahora tengas los elementos estadísticos que nos van a permitir ahora seguir trabajando tu presupuesto.

Retomo la figura para mantener el control

Presupuestar gastos (costos fijos y variables)

La razón del gasto es un concepto importantísimo ahora, pregúntate ¿para que necesitas el gasto?, si no tienes identificado como genera valor a la empresa no lo gastes, si no controlas los gastos ellos te van a controlar a ti y a tu empresa.

Por eso es importante tener el control y seguimiento sobre las inversiones realizadas y las salidas de dinero, insisto, INVERSIONES, esto es cada peso que gasta tu empresa te va a generar una utilidad, no puedes identificar la utilidad no lo gastes hasta que sepas este dato tan importante.

De esta manera podrás detallar cada uno de los gastos y disponer de tus recursos de la manera más eficiente, para estimarlo es esencial que consideres los siguientes puntos:

  • Gastos generales de la compañía, divididos por:
    • fijos, estos son los gastos que tengo que hacer porque la compañía existe (luz, renta, agua, sueldos, etc.)
    • variables, aquellos que tengo que hacer porque vendí (costos de venta, bonos por ventas, entre otros). De preferencia es conveniente identificarlos por departamento para tener una visión completa de qué se gasta en cada una de las áreas.
  • Proyectos planeados en los que se tiene contemplado realizar inversiones, no importando que sean de tamaño pequeño o grandes identifica, cual es la utilidad las condiciones que te permiten empezar a obtenerla y cuando comienza a retornar la inversión y la utilidad.
  • Imprevistos: esto puede ser la diferencia entre la solvencia de un negocio o un gran problema de liquidez, determina un monto que debe de existir siempre en un fondo, aparta un porcentaje de cada venta y destínalo a este, en este rubro no importan grandes cantidades, más importante es la definición y constancia.

Este presupuesto por lo general se debe realizar de manera anual, y revisar semestral y trimestral, es fundamental que esté detallado de manera mensual para poder monitorear y controlar los gastos de manera más eficiente, esto con el fin de priorizar y evaluar los efectos que generan a la empresa.

Pronosticar flujo de efectivo

El flujo de efectivo proyectado es una herramienta básica para la gestión de la empresa, es una herramienta de control y debe validarse periodo tras periodo contra bancos, cajas de efectivo. Esta planeación ayuda a evitar que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la organización hacia sus proveedores, acreedores y personal o que, por el contrario, exista efectivo ocioso que no esté generando ganancia alguna.

A este reporte también se le conoce como flujo de efectivo y se puede debe realizar mediante un método directo: En este caso se identifica el efectivo recibido y los pagos en efectivo realizados a través de la operación de la empresa. El efectivo recibido menos el efectivo que salió te da como resultado el efectivo neto procedente de la operación, éste equivale a la utilidad neta con contabilidad de caja.

¿Delegar o No Delegar?

Puedes delegar ambos, pero con control, esto implica que vas a tener que crear un KPI (Key Performance Indicator o Indicador Clave del Desempeño) por que si tu no cuidas tu utilidad no pretendas que tu empleado lo va a hacer, el de cualquier manera gana su sueldo, cuando crear un indicador del desempeño y lo relacionas a su sueldo ahí si lo va a cuidar, porque todos estan involucrados en la generación de valor, Tu como Dueño en la creación y supervisión, El empleado en el mantenimiento y la eficiencia.

En la siguiente veremos los otros pasos para el mantenimiento y la mejora continua, no dejes de trabajar tus numeros, si Tu no cuidas Tus Utilidades, Tus Utilidades no se van a ocupar de Ti.

Por ActionCOACH Abril Morales